Поговорім про електронні листи. Всім зрозуміло, що помилки в написанні листів електронною поштою не призведуть до краху вашого бізнесу. Однак, вивчення негласних правил написання професійних електронних листів вплине на те, наскільки компетентними ви будете в очах своїх колег, а також клієнтів.
І оскільки стандартного навчального курсу для цього виду листів не існує, у цій статті ми розповімо про переваги гарної роботи з електронною поштою, а також про 8 практичних порад з професійного етикету електронної пошти. Отже, почнемо.
Етикет електронної пошти
Згадайте, коли ви востаннє отримували погано написаний лист. Можливо, вам довелося перечитати його кілька разів, щоб зрозуміти основну суть, а пункти розкидані по тексту. У гіршому випадку це призвело до невиправдано довгого листування, якого можна було б уникнути, якби початковий лист було складено правильно.
У цьому полягає переваги добре складених електронних листів. Вони не лише допомагають вам, відправнику, здатися більш здатним, демонструючи свої комунікативні навички, а й економить час читача, надаючи лише актуальну інформацію. Пропонуємо кілька практичних порад:
Крок №1: заклик до дії у темі листа. Більшість із нас знайомі із загальним фразами у темі листа, вірно? Наша рекомендація – говорити конкретно, що саме зробити одержувачу, а також зразковий час, який йому буде потрібний для цього.
Крок №2: для листів одному відправнику дотримуйтесь одного стилю та однієї теми.Для того, щоб не втрачати контекст початкового листа і не засмічувати поштову скриньку без необхідності, дотримуйтесь початкового ланцюжка листів на будь-яку тему, що допоможе посилатися на ту саму інформацію.
Крок № 3: пояснюйте, чому ви додаєте чи виключаєте адресатів із потоків електронної пошти. Професійний і простий спосіб зробити це – додати пропозицію в самому верху листа, який чітко показує, кого ви додали або виключили. Можна використовувати дужки та виділяти курсивом шрифт, щоб відокремити його від основного тексту листа. Таким чином, читачі відразу побачать, хто є новими одержувачами.
Крок №4: спочатку вказуйте основну думку, а потім контекст. Коли відправники вказують багато інформації на початку листа, те, що вони дійсно намагаються отримати або про що просять, знаходиться наприкінці листа.
Крок №5: якщо ви отримали електронний лист із великою кількістю неорганізованого контенту, у своїй відповіді коротко викладіть основні положення відправника. Ви не повинні витрачати свій час на розшифрування чужих рукописів.
Крок №6: робіть акуратні гіперпосилання. Якщо ви ділитеся з кимось посиланням електронною поштою, вам варто витратити кілька зайвих секунд, щоб зробити коротке гіперпосилання на зовнішній сайт або відео.
Крок №7: змініть параметри за замовчуванням Відповісти замість – Відповісти усім. Це стандартне налаштування більшості популярних поштових ресурсів і зазвичай можна знайти в розділі загальних налаштувань.
Крок №8: змініть опцію Скасувати надсилання на 30 секунд.Нерідко буває ситуація, коли ми надсилаємо листа, заходимо до папки відправлених, щоб прочитати його та розуміємо, що щось не так. Знову ж таки, це стандартне налаштування, яке можна змінити у всіх програмах електронної пошти.
Наприклад, замість стандартних 5 секунд на скасування надсилання, оновіть до 30 секунд. Виконуючи ці нескладні рекомендації, ви зможете покращити якість своїх електронних листів, а отже й найцінніший ресурс – час. Ви згодні? Діліться у коментарях.