Вчора ми говорили про важливість уміти писати лаконічні електронні листи. Сьогодні пропонуємо обговорити навички ділового листа. Ми переконані, що сильні навички листа потрібні кожному, хто займається бізнесом. Вони сприяють ефективному спілкуванню з колегами, співробітниками, начальством, а також для якісного продажу.
Багато людей вважають, що гарний лист – це мистецтво і що ті, хто добре пише, мають вроджений талант, досвід, інтуїцію і звичку часто і багато читати. Цікаві в цьому відношенні досягнення в галузі нейробіології та психології, адже вони показують, як мозок реагує на слова та фрази.
Гарний лист викликає у читача приплив дофаміну в ділянку мозку, відому як область наснаги. Гарний лист вивільняє речовини, які включають певні точки натхнення. Подібно до хорошої їжі, що заспокоює ванні або обіймів, добре написаний текст змушує нас відчувати задоволення, що викликає бажання продовжувати читання.
Кент Беррідж – провідний психолог і нейробіолог університету Мічігану зазначає, що спочатку дослідники вважали, що область наснаги в основному обробляє сенсорні сигнали. Але за останні 50 років в результаті нейровізуалізаційних досліджень стало ясно, що всі види соціальних та культурних явищ також можуть активувати цю систему.
Будь лаконічний текст в електронному листі або складний аргумент у звіті, ваш лист здатний запалити нейронні ланцюги мозку ваших читачів. Те саме відбувається, якщо ви читаєте ці слова аудиторії.Чари відбуваються, коли текст має одну або кілька з цих характеристик:
Будьте простіше
Ця класична порада з написання текстів заснована на базових дослідженнях в області нейронауки. Простота збільшує те, що вчені називають швидкістю обробки інформації. Короткі пропозиції, знайомі слова та чистий синтаксис гарантують, що читачеві не доведеться докладати надто багато зусиль, аби зрозуміти сенс.
Цуєсі Окухара з Токійського університету разом із колегами попросив 400 осіб віком від 40 до 69 років прочитати про те, як займатися спортом для покращення здоров’я. Половина групи отримала багатослівний, дещо технічний матеріал. Інша половина отримала легку для читання редакцію того самого матеріалу. У результаті група, яка читала просту версію з більш короткими словами та пропозиціями, отримала вищі бали за самооцінкою, адже вони висловили більшу впевненість у розумінні сенсу тексту.
Що ще примітніше: люди навчаються на досвіді, що простіші пояснення вірні. Андрій Колмогоров – російський математик, десятиліття тому довів, що люди роблять висновок про те, що простіші схеми дають кращі пояснення та рішення. Це означає, що ви будете переконливіші, якщо зведете складні ідеї до їх простого вигляду.
Скорочення зайвих слів та використання активної застави – два способи спростити виклад. Інша тактика – довести до кінця те, що дійсно важливо, та відкинути другорядні деталі. Припустимо, ви вивчили ринки, що перетинаються, і рекомендуєте варіанти в службовій записці для начальства.Замість того, щоб описувати всі за і проти кожного ринку – тобто використовувати вичерпний підхід, запропонуйте тільки два найкращі варіанти та вкажіть їх основні плюси та мінуси.
Конкретність
Конкретика пробуджує цілу низку мозкових схем. Подумайте про пелікани у порівнянні з птахом. Або витирати в порівнянні з чистити. В одному дослідженні конкретні слова в цих парах активували більше нейронів у зоровій та моторній частинах мозку, ніж загальні, що означає, що вони змушують мозок обробляти сенс більш активно.
Багато років тому вчені вважали, що наш мозок розшифровує слова як символи. Тепер ми розуміємо, що наші нейрони насправді втілюють те, що означають слова: Коли ми чуємо більш конкретні слова, пробуємо, відчуваємо і бачимо сліди реальної речі.
Примітно, що моделювання може поширюватися і наші м’язи. Коли команда під керівництвом італійського дослідника Марко Теттаманті попросила людей послухати пропозиції, пов’язані з ротом, рукою та ногою – я кусаю яблуко, я хапаю ніж, я б’ю по м’ячу, – у мозку активізувалися ділянки, які відповідають за рух щелеп, рук та ніг.
Ще одна тактика конкретизації – дати читачам коротку фразу, що запам’ятовується, яка допоможе їм зберегти в пам’яті ваше повідомлення. Малкольм Гладуелл вигадав переломний момент. Гуру менеджменту В. Чан Кім та Рене Моборгн – стратегію блакитного океану, а есеїст Нассим Ніколас Талеб – подія чорний лебідь. У наступній статті продовжимо розгляд цієї важливої теми.