Как лучше писать электронные письма на работе?

Давайте поговорим об электронных письмах. Всем понятно, что ошибки в написании писем по электронной почте не приведут к краху вашего бизнеса. Однако изучение негласных правил написания профессиональных электронных писем повлияет на то, насколько компетентными вы будете в глазах своих коллег, а также клиентов.

И поскольку стандартного учебного курса для этого вида писем не существует, в этой статье мы расскажем о преимуществах хорошей работы с электронной почтой, а также о 8 практичных советах по профессиональному этикету электронной почты. Итак, давайте начнем.

Этикет электронной почты 

Вспомните, когда вы в последний раз получали плохо написанное письмо. Возможно, вам пришлось перечитать его несколько раз, чтобы понять основную суть, а пункты были разбросаны по тексту. В худшем случае это привело к неоправданно долгой переписке, которой можно было бы избежать, если бы первоначальное письмо было составлено правильно. 

В этом и заключаются преимущества хорошо составленных электронных писем. Они не только помогают вам, отправителю, показаться более способным, демонстрируя свои коммуникативные навыки, но и экономит время читателя, предоставляя только актуальную информацию. Предлагаем несколько практичных советов:

Шаг №1: призыв к действию в теме письма. Большинство из нас знакомы с общим фразами в теме письма, верно? Наша рекомендация — говорить конкретно, что именно сделать получателю, а также примерное время, которое ему потребуется для этого.

Шаг №2: для писем одному отправителю придерживайтесь одного стиля и одной и той же темы. Для того, чтоб не терять контекст первоначального письма и не засорять почтовый ящик без необходимости, придерживайтесь первоначальной цепочки писем по любой теме, что поможет ссылаться на одну и ту же информацию.

Шаг № 3: объясняйте, почему вы добавляете или исключаете адресатов из потоков электронной почты. Профессиональный и простой способ сделать это — добавить предложение в самом верху письма, четко показывающее, кого вы добавили или исключили. Можно использовать скобки и выделять курсивом шрифт, чтобы отделить его от основного текста письма. Таким образом, читатели сразу же увидят, кто является новыми получателями.

Шаг №4: указывайте  сначала основную мысль, а затем контекст. Когда отправители указывают много информации в начале письма, то, что они действительно пытаются получить или о чем просят, находится в самом конце письма. 

Шаг №5: если вы получили электронное письмо с большим количеством неорганизованного контента, в своем ответе кратко изложите основные положения отправителя. Вы не должны тратить свое время на расшифровку чужих рукописей.

Шаг №6: делайте аккуратные гиперссылки. Если вы делитесь с кем-то ссылкой по электронной почте, вам стоит потратить несколько лишних секунд, чтобы сделать короткую гиперссылку на внешний сайт или видео.

Шаг №7: измените настройки по умолчанию Ответить вместо — Ответить всем. Это стандартная настройка большинства популярных почтовых ресурсов и обычно ее можно найти в разделе общих настроек.

Шаг №8: измените опцию Отменить отправку на 30 секунд. Нередко бывает ситуация, когда мы отправляем письмо, заходим в папку отправленных, чтобы прочитать его и понимаем, что что-то не так.

Опять же, — это стандартная настройка, которую можно изменить во всех приложениях электронной почты. Например, вместо стандартных 5 секунд на отмену отправки, обновите до 30 секунд. 

Выполняя эти несложные рекомендации, вы сможете улучшить качество своих электронных писем, а значит и самый ценный ресурс — время. Вы согласны? Делитесь в комментариях.