У минулій статті ми розглянули, хто такі проєктні менеджери та навіщо їх контролювати. У цій поговоримо про те, як оцінюють роботу РМ і торкнемося теми інструментів управління.
Якщо говорити про оцінку роботи проєктних менеджерів, виділяють наступні аспекти:
- Застосовуються об’єктивні показники, знаменитий трикутник оцінки – scope, бюджет, терміни. Складається аналіз про те, чи є відхилення від плану і наскільки.
- Показники фінансової ефективності. При досягненні певної кваліфікації, проєктний менеджер відповідає за фінансовий успіх проєкту (особливо це стосується аутсорсингу).
- Задоволеність клієнта роботою РМ.
- Задоволеність команди. Іншими словами, чи зручно людям працювати під керівництвом цього управлінця.
- Наскільки проєктний менеджер взаємодіє з іншими співробітниками (фінансистами, технічними фахівцями). Чим краще він взаємодіє – тим він ефективніший.
- Наскільки дотримуються процеси компанії. Якщо РМ їх не дотримується, це значно ускладнює роботу.
Трохи про інструменти управління
Документообіг, наради, звітність та інші елементи управління дозволяють вирішити кілька завдань:
- Контроль роботи, збір інформації. Визначення наявності проблем.
- Керівництво за допомогою керівних інструментів (доручення, визначення цілей, щоб якість роботи РМ-ів покращився).
Для того, щоб контролювати та підвищити якість роботи застосовують кілька інструментів:
- Проєктний звіт, що дозволяє побачити справжню картину виконання і стану проєкту.
- Індивідуальні зустрічі з кожним проєктним менеджером.
- Загальні зустрічі команди РМ і керівника.
- Якщо говорити про Portfolio Manager, індивідуальні зустрічі набагато важливіше, ніж з командою, оскільки проєкти підлеглих не пов’язані між собою. Якщо мова йде про програму проєктів – зустрічі команди РМ необхідні.
- Збір інформації про фідбек про РМ з різних джерел (колег, клієнтів і команди).
- Складання плану, що передбачає професійний розвиток (Personal Development Plan).
- Мотивація РМ.
Пропонуємо розглянути кожен пункт більш докладно.
Проєктний звіт
Проєктний менеджер в обов’язковому порядку веде звіт, куди вносить головні показники проєкту: дедлайн, бюджет, час закінчення робіт, здача проєкту, scope. Решта інформації, в яку входить стан проєкту на необхідний день звіту, містить:
- Фактичний і плановий прогрес. Завдяки цим даним буде ясно, наскільки ми відхилилися або ж випередили план.
- Зміна scope. Це важливо в будь-якому проєкті, особливо, якщо мова йде про розробку програмного забезпечення. Варто зазначити, що через неправильну роботу з scope виникає більшість проблем, після чого перевищується запланований бюджет і зриваються терміни. Саме з цієї причини звіт повинен відображати інформацію і всі зміни Скоуп.
- Інформацію про якість. Наприклад, скільки саме було дефектів і який рівень багів.
- Всі проблеми, ризики, а також пропозиції щодо їх усунення.
У тому випадку, якщо ви керуєте РМ, вам необхідно заздалегідь скласти шаблон звіту, де будуть перераховані всі пункти. Якими б стандартами з управління об’єктів ви не користувалися, як тільки ви створите цей шаблон, обов’язково з’ясується, що частина проєктних менеджерів, а часто і велика, не розраховують прогрес і поняття не мають про Change Requests. Саме завдяки проєктному звіту, менеджери відстежують ситуацію справ з проєктом і тримають руку на пульсі.
Індивідуальні зустрічі
У цьому пункті йдеться про індивідуальні зустрічі або телефонні розмови, що актуально в умовах пандемії, керівника і РМ. Мета спілкування – обмін інформацією про хід виконання проєкту та розв’язання поточних проблем.
Під час обговорення складнощів і проблем проєкту, головним завданням учасників є визначення головних питань. Коли всі ризики виявлені, керівник приймає рішення про те, чи впорається РМ сам або потрібно якесь сприяння.
За підсумком зустрічі проєктний менеджер отримує список завдань і доручень. Свій список отримує і керівник РМ. Такі зустрічі проводяться зазвичай кілька разів на місяць, а то й частіше. Наприклад, якщо проєкт під ризиком зриву, такі наради можуть проходити щодня.
У цій статті ми розглянули критерії оцінювання проєктних менеджерів, а так само почали говорити про інструменти управління. У наступній статті ми розповімо детальніше про інші інструменти, а також про те, як виглядає ідеальний РМ в очах керівника.