У попередніх статтях ми говорили про обов’язки проєктного менеджера, критерії оцінювання його роботи, та про інструменти управління. Сьогодні ви дізнаєтеся ще про 4 інструменти, застосовуваних для підвищення якості та контролю роботи, так само про те, як виглядає ідеальний РМ в очах керівника.
Загальна зустріч
Йдеться про загальну зустрічі РМ і керівника. Уявімо ситуацію, що ви керівник чотирьох РМ, у яких окремі, не пов’язані між собою проєкти. Звичайно, основний акцент на індивідуальних зустрічах, проте і спільні наради тоже важливі. Для чого?
Загальні зустрічі мають на меті:
- Синхронізувати роботу, з огляду на загальні показники, задачі та цілі команди, залежні від кожного проєктного менеджера. Якщо мова йде про аутсорсинг, тут маються на увазі показники фінансової успішності вашого портфеля.
- Провести обговорення щодо впровадження загальних процесів компанії за всіма існуючими проєктами.
- Мотивацію, адже такі зустрічі дозволяють підтримувати командний дух.
На порядку денному може бути різна інформація, наприклад:
- Показники за всіма спільними параметрами.
- Новини компанії, які потрібно знати проєктним менеджерам.
- Загальний перелік завдань, які потрібно знати в процесі виконання проєктів.
- Якщо до виконання проєктів підключилися інші учасники, не зайвим буде їх представити.
У цьому форматі проходять зустрічі, в тому випадку, якщо ви керуєте портфелем проєктів, а не програмою. Влаштовувати такі обговорення краще раз на місяць.
Збір інформації про фідбек
Безумовно статус проєкту важливий, але важлива роль відводиться і комунікативним якостям менеджерів. Іншими словами, мається на увазі три типи стейкхолдерів: це клієнти, безпосередньо команда, яка виконує проєкт, так само співробітники з інших відділів і департаментів, з якими коммуницирует проєктний менеджер.
Фідбек в цих випадках можна зібрати по-різному, але зміст тут один: визначається наскільки ефективно і легко співробітникам працювати конкретно з цим РМ.
У клієнтів можна дізнатися наступне:
- Наскільки вони задоволені співпрацею з проєктним менеджером, так само сервісом, що надає компанія. Важливо сказати, що ці два параметри взаємозалежні один від одного, адже якщо клієнту некомфортно працювати з РМ, йому навряд чи буде подобатися компанія, як і все інше.
- Оцінити якість комунікації, точніше наскільки швидко менеджер відповідає і дає зворотний зв’язок.
- Рівень відповідальності та пунктуальності. Наприклад, якщо проєктний менеджер повинен був надіслати лист або звіт до 17:00, але так і не надіслав. Якщо фахівець регулярно порушує найнезначніші обіцянки – це не тільки дратує, але і знижує довіру, ефективність і шанси на виконання проєкту в термін.
У клієнтів краще отримувати дані про фідбек не рідше 1 разу на місяць, при тому можна це робити самостійно або в присутності аккаунт-менеджера. Тут варто врахувати один нюанс: клієнти РМ-ів повинні вас добре знати, адже зі сторонньою людиною вони навряд чи зможуть обговорювати робочі моменти.
З питаннями клієнту ми розібралися. А що необхідно з’ясувати у команди? Насамперед:
- Наскільки комфортно їм співпрацювати з проєктним менеджером?
- Наскільки комфортно структуровані процеси та зрозумілі вони співробітнику?
- Чи хоче команда працювати під керівництвом проєктного менеджера та мотивує він їх?
Для того, щоб отримати цю інформацію можна використовувати анкетування або skip-Level зустрічі.
Складання плану, що передбачає професійний розвиток (PDP)
Найчастіше PDP містить 4 елементи:
- Цілі, які входять в поточну роботу проєктного менеджера. Наприклад, керівник впевнений, що необхідно підняти маржинальність або є деякі скарги та проєктний менеджер повинен усунути їх причину і задіяти певні процеси. Звичайно, це не професійний ріст, але виконання подібних завдань сприяють зміцненню важливих якостей.
- Навички, які вимагають розвиток. Даний список керівник і проєктний менеджер складають разом. Керівник вписує вміння, яких не вистачає РМ, а сам менеджер вказує на те, що планує прокачати індивідуально.
- Критерії по досягненню цілей. Прописуйте всі критерії та плани. Наприклад, якщо людина вивчила щось нове, то важливо, щоб він не тільки ознайомився з матеріалом, але і спробував це на практиці.
- Досягнення цілей. Було б корисно, якщо сам проєктний менеджер пропише необхідні для нього заходи, які допоможуть йому досягти цілей. Ініціатива в цьому питанні заохочується.
Мотивація
Мотивація буває матеріальна і нематеріальна. Під матеріальної розуміють премії та зростання заробітної плати, бонуси. До нематеріальної мотивації відноситься покликання, професійне зростання, нові знання, положення, повага керівництва і т.д.
Ідеальний РМ
Кожен керівник мріє про ідеальних підлеглих. Ми не будемо перераховувати десятки важливих якостей, а скажемо лише про найголовніші, які бажає бачити кожен керівник. У загальних рисах це:
- Розуміння меж своєї відповідальності.
- Розуміння проблем, а головне надання варіантів по їх вирішенню.
- Самостійність.
- Грамотна взаємодія з керівником.
Саме так, на думку керівників, виглядає ідеальний РМ. Тепер ви знаєте секрет успіху, дерзайте!