Безконтрольний change requests є частою причиною виникнення проблем в проєкті. В ході його виконання, клієнти вносять нові пропозиції, а отже і зміни, РМ погоджується, а в результаті отримує безліч проблем.
Як реагувати на зміни, запропоновані клієнтом і зробити так, щоб це не мало негативного впливу на проєкт в цілому? Саме про це ми сьогодні поговоримо.
Зміни
У сучасному виконанні проєктів, зміни – це звичайний елемент роботи, але все ж деякі з них можуть сильно зрушити його терміни виконання, а також змінити вартість. Саме з цієї причини за змінами потрібно уважно стежити та завжди тримати на контролі.
Якщо говорити про основні зміни проєкту, то це уточнення і коригування вимог, тех. обмеження, так само зміна команди у замовника. Розглянемо ці зміни докладніше.
Уточнення і коригування вимог
При старті проєкту нерідко замовник не може уявити повну картину готового продукту. Тому в процесі реалізації проєкту він може вносити безліч пропозицій, коригувань або навіть зауважень.
Як поводитися РМ-у? Важливо чітко виконувати домовленості, які закріплені договором. Необхідно пам’ятати про головну мету проєкту і не йти від неї в сторону.
Тех обмеження
Бувають випадки, коли зміни викликані технічними рішеннями та обмеженнями. Ті клієнти, які володіють технічною інформацією, можуть формувати готове рішення, замість бізнес-вимог.
З найпершого дня РМ-у важливо працювати над тим, щоб замовник ставився і сприймав команду, що виконувала проєкт, як досвідчених профі своєї справи. В іншому випадку буде складно узгодити проєкт, особливо якщо є ряд зауважень з боку замовника.
Якщо замовник пропонує невигідне рішення, РМ повинен відразу пояснити, в чому його складність і реалізація. Після чого разом з клієнтом знайти рішення, яке задовольнить всіх.
Зміна команди замовника
У досить великих проєктах команда і зацікавлені особи можуть змінюватися. Такі проєкти тривають не один рік, тому це цілком звична ситуація. Саме з цієї причини часто відбувається наступне: продали проєкт одним, а реалізовуємо вже з іншими.
Крім зміни команди значні зміни стосуються і вимог. Саме з цієї причини в Fixed Price важливо вносити в договір всі рішення і пропозиції. На початку проєкту головна задача – це складання матриці всіх зацікавлених у проєкті сторін. Це дозволить визначити, хто має право вносити “фінальне рішення” щодо змін проєкту.
А, що якщо всі пропозиції замовника беззастережно втілювати в проєкт? Про це поговоримо далі.
Замовник завжди має рацію?
Ви як грамотний РМ навряд чи домагаєтеся у своїй роботі створення проєкту, який би мав комплекс недоліків. Чи варто втілювати в життя, точніше в проєкт, всі бажання замовника? Не приховуємо, є така думка. Однак, чи варто?
Як показує досвід, якщо беззастережно втілювати всі вимоги замовника, рано чи пізно настане момент, коли до вас, РМ, прийде замовник і зажадає негайну здачу проєкту. “Як так, адже мені потрібно ще усунути цілу таблицю ваших зауважень!”, – з обуренням можете відповісти ви.
Саме з цієї причини не варто виконувати все, що говорить замовник. Як же правильно вчинити в цій ситуації?
Правильний підхід
Пропонуємо розглянути правильну обробку змін.
Реєстр
Мудрим рішенням буде організація реєстру змін. Якщо він існує і правильно заповнюється, за допомогою його можна за кілька хвилин закрити ряд питань. У ньому можна швидко і чітко побачити кількість і статус виконання запитів, а саме:
- кількість запитів;
- аналіз запитів;
- кількість відхилених і затверджених запитів.
І, звичайно, найважливіше питання: який вплив затверджений запит має на дату реалізації проєкту.
Оцінювання
Будь-яка зміна або доповнення проєкту позначається на бюджеті та терміні його виконання. Варто розуміти, що клієнт не завжди здатний адекватно оцінити вплив своїх пропозицій на виконання проєкту.
На практиці оцінювання змін можуть виглядати так: на нараді з замовником, РМ надає дані про вплив пропозиції на реалізований скоуп. Крім цього, важливо сказати, скільки коштує його впровадження і як він може відбитися на терміні здачі проєкту. Після цього йде узгодження. У разі позитивного рішення, його важливо задокументувати.
Домовленість
Оскільки виконання проєкту має на увазі тісне співробітництво та врегулювання питань, що виникли між замовником і РМ, при пред’явленні чергових пропозицій, можна домовитися з замовникам про доцільність їх впроваджень.
Досвід показав, що вчасно задокументовані зміни, допомагають в обгрунтування недоцільності застосування ряду змін, що своєю чергою, допомогло вкластися в терміни та не витратити зайві кошти. Вдалих проєктів!