Коли членів міждисциплінарних команд просять описати своїх колег, багато хто каже, що вони колегіальні, професійні та успішні. Хоча нам усім хотілося б працювати у згуртованій команді, за цим нудним описом ховається небезпека – відсутність співпраці між ізольованими групами.
Часто представники різних відділів продовжують працювати у своїх власних відсіках, замість того, щоб робити свій внесок у досягнення єдиної мети, а також створення єдиної команди. Фактично, з початку пандемії це стало більш помітним, оскільки коло тих, з ким ми співпрацюємо, стало ще меншим.
І це стає ще помітнішим на нарадах, де кожен зосереджений на своїх пріоритетах, не виявляючи інтересу до інших учасників наради. На противагу цьому керівник наради зазвичай найпродуктивніший, адже інші відриваються від електронної пошти тільки для того, щоб представити свою доповідь, а потім знову занурюються в айфон.
Важливі стратегії
Пропонуємо розглянути 7 стратегій, які допоможуть стати продуктивним учасником на міжфункціональній зустрічі.
№1. Стати комфортним, коли вам некомфортно
Якщо ви хочете змінити поведінку своєї команди, почніть зі зміни своєї поведінки. Дозвольте собі та іншим відчути дискомфорт. Наприклад, коли колега-інженер обговорює свій графік, його колега-фінансист може ставити питання, щоб краще зрозуміти інженерні проблеми, що впливають на графік, а розповісти про вплив затримки на всі зацікавлені сторони.
№2. Підготовка
Деякі люди вважають за краще готувати свої відповіді, а не спонтанно вступати в дискусію на зборах.Заздалегідь повідомте учасників не тільки про те, що ви хочете їх участі, але й про те, якого типу взаємодії ви очікуєте.
Наприклад, – На наступних зборах команди ми обговоримо тему Х. Ось резюме дослідження позиціонування ринку. Будь ласка, прийдіть підготовленими до мозкового штурму. Крім мозкового штурму, ви можете проводити збори для прийняття рішень, отримання зворотного зв’язку, обміну думками або дослідженнями з різних точок зору. Коли люди знайомі з темою, мають довідкову інформацію і знають, чого від них чекають, вони з більшою ймовірністю зроблять повноцінний внесок, навіть за межами своєї компетенції.
№3. Забезпечте участь
Дайте людям зрозуміти, що буде важливо вислухати всіх. Якщо вони згодні з кимось, можуть сказати – Плюс один, а не повторювати ідею. Якщо їм справді нічого додати, вони можуть сказати – Пас.
№4. Ставте правильні питання
Замість того щоб говорити: Чи є у вас питання?, Запитайте: У кого перше запитання?”. Якщо настане тиша, поставте смішне питання: “Добре, у кого друге питання?”, а потім дозвольте тиші затягнутися настільки, щоб люди змогли придумати змістовні питання.
Навчіться не заповнювати тишу та ставити більше запитань аудиторії, а не доповідачу. Наприклад, Якби розробник із вашої команди почув цю презентацію з продажу, які б питання у нього виникли? або Що потрібно знати, щоб проголосувати за цей варіант? Іноді саме те, як ви ставите питання, призводить до якісних відповідей.
№5.Подайте дані про реакцію
Використовуйте приказку Ми отримуємо те, що вимірюємо у своїх інтересах, відзначаючи дані про участь приблизно у середині зустрічі. Зверніть увагу на те, хто виступає, скільки, в якому порядку і який внесок вони роблять.
Потім скажіть: На половині зустрічі з нас виступили лише четверо чи Джон виступав першим щоразу, коли ведучий просив висловитися. Просто згадайте деякі дані та зверніть увагу на те, як реагують учасники. Дехто з тих, хто ще не говорив, братиме участь, або Джон може відійти вбік і запропонувати іншим почати відповідати.
№6. Наводьте мости
Щоб учасники не відволікалися від тих, які не пов’язані з їхньою конкретною роботою, попросіть їх подумати про те, як їхня робота пов’язана між собою. Навмисне встановлення зв’язків між відділами підвищує актуальність обговорення широкого кола учасників. Їхні відповіді допомагають сформувати надійне рішення, яке працюватиме в масштабах усієї організації.
№7. Змішуйте
Майбутнє команди – це спільна робота із поєднанням особистої та віртуальної взаємодії. Не всім буде зручно постійно висловлювати свою думку, тому створіть різні способи збирання думок. Крім усних коментарів, попросіть відповісти на запитання у чаті, проведіть швидке опитування, щоб дізнатися думки, або попросіть усіх додати текст до спільного документа. Це дозволяє збирати ідеї ефективніше, ніж постійна вимога від учасників озвучувати їх.
Застосовуючи ці рекомендації, ваші наради стануть продуктивнішими. Як керівники, ви можете знизити власне навантаження, заохочуючи співпрацю та спілкування між відділами.