Нещодавній огляд McKinsey припустив, що 90% організацій змушені прийняти деяку комбінацію віддаленої та офлайн роботи, спричиненої пандемією Covid-19. Як виявилося, – ця нова модель змінила те, як ми звикли зустрічатися.
Експерти назвали це явище гібридним змішуванням відвідувачів, яке є неминучим компонентом нашого нового нормального стану роботи та нарад. Як можна покращити гібридну нараду? Саме про це і йтиметься у цій статті.
Поліпшіть гібридні наради
Оскільки гібридні наради – це не даність моді, а необхідність, пропонуємо до вашої уваги кілька корисних порад.
1. Звук
У гібридній нараді одна з головних ролей відводиться гарному звуку. Дуже важливо, щоб вас добре чули не тільки ті, хто перебуває з вами, а й віддалені співробітники. Щоб уникнути неприємних наслідків, викликаних поганим звуком, переконайтеся, що кімната обладнана високоякісними мікрофонами, які будуть чути віддалені учасники.
2. Дослідіть технології
Пандемія прискорила еволюцію заочної конференції за допомогою різних технологій. Наприклад, Zoom користується штучним інтелектом і покращує свою роботу та функції. Microsoft також не стоїть на місці. Ви повинні періодично вивчати сучасні технології, щоб не пропустити те, що допоможе удосконалити ваші гібридні наради.
3. Приділіть віддаленим учасникам достатньо уваги
Іншими словами, забезпечте однакову участь віддаленим учасникам та реальним. На додаток до головного екрана в центрі, встановіть два додаткові великі монітори – з боків кімнати.Експерти вважають, що ці великі зображення допоможуть акцентувати відвідувачів на висловлюваннях віддалених колег і спонукають інших долучатися до бесіди. Так само, якщо можливо, краще, щоб голоси віддалених учасників походили від тих самих моніторів, що і їх зображення.
4. Перевірте технології заздалегідь
Нічого не псує так зустріч, як збій у звуків чи відео. Організовуючи важливу зустріч, перевіряйте аудіовізуальний набір як для офлайн, так і для віддалених відвідувачів. Завжди плануйте 10-15 хвилин для перевірки зв’язку та відео з усіма учасниками наради.
5. Забезпечте сильну допомогу
Управління гібридної зустрічі складніше, ніж коли йде нарада в залі або разом по Zoom. Важливо визначити одну людину, яка буде на зв’язку з усіма учасниками та триматиме все на контролі. Помічник повинен переконатися, що віддалені учасники добре чують та бачать конференцію. Іноді помічнику, можливо, потрібно буде звернутися до офлайн або віддалених учасників, щоб бути впевненим, що всі чують та бачать нараду.
На превеликий жаль, пандемія не пройшла і ніхто не знає, коли саме людство звільниться від цього вірусу. Гібридні зустрічі вже стають невіднятний частиною бізнесу. На щастя, сучасні технології та інструменти є величезною допомогою у створенні комфортних зустрічей. Використовуючи ці нескладні рекомендації, ви зможете покращити якість ваших гібридних нарад.
А якщо вам необхідна допомога у веденні та розвитку бізнесу, консалтингова компанія MBA TIME4U має необхідні знання та професійний штат співробітників, які вам допоможуть. Звертайтесь!