Наука сильного делового письма. Партнеры и клиенты. Часть1

 

Вчера мы говорили о важности уметь писать лаконичные электронные письма. Сегодня предлагаем обсудить навыки делового письма. Мы убеждены, что сильные навыки письма необходимы каждому, кто занимается бизнесом. Они способствуют эффективному общения с коллегами, сотрудниками, начальством, а также для качественных продаж. 

Многие люди считают, что хорошее письмо — это искусство и что те, кто хорошо пишет, обладают врожденным талантом, опытом, интуицией и привычкой часто и много читать. Интересны в этом отношении достижения в области нейробиологии и психологии, ведь они показывают, как мозг реагирует на слова и фразы. 

Хорошее письмо вызывает у читателя приток дофамина в область мозга, известную как область воодушевления. Хорошее письмо высвобождает вещества, которые включают определенные точки воодушевления. Подобно хорошей еде, успокаивающей ванне или объятиям, хорошо написанный текст заставляет нас чувствовать удовольствие, что вызывает желание продолжать чтение.

Кент Берридж — ведущий психолог и нейробиолог Мичиганского университета отмечает, что первоначально исследователи считали, что область воодушевления в основном обрабатывает сенсорные сигналы. Но за последние 50 лет в результате нейровизуализационных исследований стало ясно, что все виды социальных и культурных явления также могут активировать эту систему.

Будь-то лаконичный текст в электронном письме или сложный аргумент в отчете, ваше письмо способно зажечь нейронные цепи мозга ваших читателей. То же самое происходит, если вы читаете эти слова аудитории. Волшебство происходит, когда текст обладает одной или несколькими из этих характеристик: 

Будьте проще

Этот классический совет по написанию текстов основан на самых базовых исследованиях в области нейронауки. Простота увеличивает то, что ученые называют беглостью обработки информации. Короткие предложения, знакомые слова и чистый синтаксис гарантируют, что читателю не придется прилагать слишком много усилий, чтобы понять смысл.

Цуёси Окухара из Токийского университета вместе с коллегами попросил 400 человек в возрасте от 40 до 69 лет прочитать о том, как заниматься спортом для улучшения здоровья. Половина группы получила многословный, несколько технический материал. Другая половина получила легкую для чтения редакцию того же материала. В итоге группа, читавшая простую версию с более короткими словами и предложениями, получила более высокие баллы по самооценке, ведь они выразили больше уверенности в понимании смысла текста.

Что еще более примечательно: люди учатся на опыте, что более простые объяснения верны. Андрей Колмогоров — российский математик, десятилетия назад доказал, что люди делают вывод о том, что более простые схемы дают лучшие объяснения и решения. Это означает, что вы будете более убедительны, если сведете сложные идеи к их простому виду.

Сокращение лишних слов и использование активного залога — два способа упростить изложение. Другая тактика — довести до конца то, что действительно важно, и отбросить второстепенные детали. Допустим, вы изучили пересекающиеся рынки и рекомендуете варианты в служебной записке для начальства. Вместо того чтобы описывать все за и против по каждому рынку — то есть использовать исчерпывающий подход, предложите только два лучших варианта и укажите их основные плюсы и минусы.

Конкретность

Конкретика пробуждает целый ряд мозговых схем. Подумайте о пеликане в сравнении с птицей. Или вытирать в сравнении с чистить. В одном исследовании конкретные слова в этих парах активировали больше нейронов в зрительной и моторно частях мозга, чем общие, что означает, что они заставляют мозг обрабатывать смысл более активно.

Много лет назад ученые считали, что наш мозг расшифровывает слова как символы. Теперь мы понимаем, что наши нейроны на самом деле воплощают то, что означают слова: Когда мы слышим более конкретные слова, мы пробуем, чувствуем и видим следы реальной вещи.

Примечательно, что моделирование может распространяться и на наши мышцы. Когда команда под руководством итальянского исследователя Марко Теттаманти попросила людей послушать предложения, связанные со ртом, рукой и ногой — я кусаю яблоко, я хватаю нож, я бью по мячу, — в мозгу активизировались участки, отвечающие за движение челюстей, рук и ног.

Еще одна тактика конкретизации — дать читателям запоминающуюся короткую фразу, которая поможет им сохранить в памяти ваше сообщение. Малкольм Гладуэлл придумал переломный момент. Гуру менеджмента В. Чан Ким и Рене Моборгн — стратегию голубого океана, а эссеист Нассим Николас Талеб — событие черный лебедь. В следующей статье продолжим рассмотрение этой важной темы. 

Комментарии

  1. Со всем согласна, доступно и конкретно по существу составленное письмо принесет пользу.

  2. «Копирайтинг: как не съесть собаку. Создаем тексты, которые продают», Дмитрий Кот-отличная книга для начинающих)

  3. Хороший совет — будьте проще. Полностью согласен, так и хочеться добавить — будьте проще и люди к вам потянутся.

  4. Деловое письмо — это серьезное оружие в экономике, политике, производстве и в вопросах их взаимоотношений. Грамотное изложение текста, правильное оформление и следование этикету делового письма дает возможность не только наладить выгодное сотрудничество, но и увеличить репутацию.))

  5. Простота изложения, конкретизация темы, меньше воды- основные концепции того, что Ваше письмо будет прочтено)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *