Менеджмент компании. 7 стратегий, позволяющих разрушить разрозненность на больших собраниях

 

Когда членов междисциплинарных команд просят описать своих коллег, многие говорят, что они коллегиальны, профессиональны и успешны. Хотя нам всем хотелось бы работать в сплоченной команде, за этим скучным описанием скрывается опасность — отсутствие сотрудничества между изолированными группами.

Часто представители различных отделов продолжают работать в своих собственных отсеках, вместо того чтобы вносить свой вклад в достижение единой цели, а также создание единой команды. Фактически, с начала пандемии это стало более заметным, поскольку круг тех, с кем мы сотрудничаем, стал еще меньше. 

И это становится еще заметнее на совещаниях, где каждый сосредоточен на своих приоритетах, не проявляя интереса к другим участникам совещания. В противовес этому, руководитель совещания обычно самый продуктивный, ведь остальные отрываются от электронной почты только для того, чтобы представить свой доклад, а затем снова погружаются в айфон.

Важные стратегии

Предлагаем рассмотреть 7 стратегий, которые помогут вам стать продуктивным участником на межфункциональной встрече.

№1. Станьте комфортным, когда вам некомфортно

Если вы хотите изменить поведение своей команды, начните с изменения своего поведения. Позвольте себе и другим почувствовать дискомфорт. Например, когда коллега-инженер обсуждает свой график, его коллега-финансист может задавать вопросы, чтобы лучше понять инженерные проблемы, влияющие на график, а также рассказать о влиянии задержки на все заинтересованные стороны.

№2. Подготовка

Некоторые люди предпочитают готовить свои ответы, а не спонтанно вступать в дискуссию на собраниях. Заранее сообщите участникам не только о том, что вы хотите их участия, но и о том, какого типа взаимодействия вы ожидаете.

Например, — На следующем собрании команды мы обсудим тему Х. Пожалуйста, придите подготовленными к мозговому штурму. Помимо мозгового штурма, вы можете проводить собрания для принятия решений, получения обратной связи, обмена мнениями или исследованиями с разных точек зрения. Когда люди знакомы с темой, имеют справочную информацию и знают, чего от них ждут, они с большей вероятностью внесут полноценный вклад, даже за пределами своей компетенции.

№3. Обеспечьте участие

Дайте людям понять, что будет важно выслушать всех. Если они согласны с кем-то, могут сказать — Плюс один, а не повторять идею. Если им действительно нечего добавить, они могут сказать — Пас. 

№4. Задавайте правильные вопросы

Вместо того чтобы говорить: Есть ли у вас вопросы?, спросите: У кого первый вопрос?». Если наступит тишина, задайте смешной вопрос: «Хорошо, у кого второй вопрос?», а затем позвольте тишине затянуться настолько, чтобы люди смогли придумать содержательные вопросы. 

Научитесь не заполнять тишину и задавать больше вопросов аудитории, а не докладчику. Например, Если бы разработчик из вашей команды услышал эту презентацию по продажам, какие вопросы у него возникли бы? или Что вам нужно знать, чтобы проголосовать за этот вариант? Иногда именно то, как вы задаете вопросы, приводит к качественным ответам.

№5. Представьте данные о реакции

Используйте поговорку Мы получаем то, что измеряем в своих интересах, отмечая данные об участии примерно в середине встречи. Обратите внимание на то, кто выступает, сколько, в каком порядке и какой вклад они вносят. 

Затем скажите: На половине встречи из нас выступили только четверо или Джон выступал первым каждый раз, когда ведущий просил высказаться. Просто упомяните некоторые данные и обратите внимание на то, как реагируют участники. Некоторые из тех, кто еще не говорил, начнут участвовать, или Джон может отойти в сторону и предложить другим начать отвечать.

№6. Прокладывайте мосты

Чтобы участники не отвлекались от тем, не связанных с их конкретной работой, попросите их подумать о том, как их работа связана между собой. Намеренное установление связей между отделами повышает актуальность обсуждения для широкого круга участников. Их ответы помогают сформировать надежное решение, которое будет работать в масштабах всей организации.

№7. Смешивайте

Будущее команды — это совместная работа с сочетанием личного и виртуального взаимодействия. Не всем будет удобно постоянно высказывать свое мнение, поэтому создайте различные способы сбора мнений. Помимо устных комментариев, попросите ответить на вопросы в чате, проведите быстрый опрос, чтобы узнать мнения, или попросите всех добавить текст в общий документ. Это позволяет собирать идеи более эффективно, чем постоянное требование от участников озвучивать их.

Применяя эти рекомендации, ваши совещания станут более продуктивными. Как руководители, вы можете снизить собственную нагрузку, поощряя сотрудничество и общение между отделами. 

Комментарии

  1. Дельные рекомендации, нужно взять на заметку. Особенно понравился совет по обеспечению участия и стать комфортным, когда некомфортно.

  2. Следование правилам этикета при проведении совещания — это показатель воспитанности и компетентности работника, а также степень успешности компании в целом. Ведь отношения руководителя с подчиненными, сотрудников с клиентами и партнерами — это, в первую очередь, отношения между людьми. А любые отношения должны быть построены на вежливости, внимательности и тактичности к другому.

  3. Львиная доля успеха закладывается переговорщиком еще на этапе подготовки к переговорам.А успех их проведения определяется не только доскональным знанием объекта сделки, но и умением договориться.Главное свойство переговоров – взаимная зависимость сторон от результата сделки. А значит, их участники должны прикладывать совместные усилия для устранения противоречий. Точнее, для нахождения пути решения общей проблемы.

  4. Выбор подходящих коммуникаций для вашей команды может привести к повышению морального духа, повышению производительности и сохранению организационных знаний. Когда на карту поставлено так много, важно сделать правильный выбор и убедиться, что все знают, какой инструмент следует использовать в любой конкретной ситуации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *